Die kommunale Wärmeplanung kann im Allgemeinen in 7 Phasen untergliedert werden.

In Phase 1 (Vorbereitungsphase) werden organisatorische Angelegenheiten geklärt, z. B. der erste Austausch mit beteiligten Akteuren (Energieversorger etc.), die Prüfung einer kommunenübergreifenden Wärmeplanung (Interkommunaler Planungskonvoi), falls sinnvoll, sowie das Ausschreibungsverfahren an einen Dienstleister.

In Phase 2 erfolgt die Eignungsprüfung, also die Unterteilung des Ortes in Teilgebiete, bei denen ein Anschluss an ein Wärmenetz oder ein Wasserstoffnetz mehr oder weniger wahrscheinlich erscheint. Hinweis: Wasserstoffnetze können perspektivisch bestehende Gasnetze ablösen.
Für Teilgebiete, die nicht für eine Versorgung durch Wärmenetze oder Wasserstoffnetze geeignet erscheinen, kann eine verkürzte Wärmeplanung durchgeführt werden.
Für Teilgebiete, die bereits vollständig mit erneuerbaren Energien oder unvermeidbarer Abwärme versorgt werden, muss keine Wärmeplanung mehr durchgeführt werden.

In den Phasen 3 und 4 stehen die Bestands- und Potenzialanalyse im Fokus.
In der Bestandsanalyse werden Informationen zum derzeitigen Stand der Wärmeversorgung (Verbrauch und Energieträger) zusammengetragen.
In der Potenzialanalyse werden Potenziale für erneuerbare Wärmequellen sowie Einsparpotenziale durch Sanierungen identifiziert.

In Phase 5 und 6 werden Zielszenario und Umsetzungsstrategie entwickelt. Dazu gehören ein konkreter Maßnahmenkatalog und ein Zeitplan für die Umsetzung.

In Phase 7 kann abschließend mit dem kommunalpolitischen Beschluss des Wärmeplans die Umsetzung eingeleitet werden.
Die Gemeinde als planungsverantwortliche Stelle ist verpflichtet, den Wärmeplan spätestens alle fünf Jahre zu aktualisieren und Fortschritte bei der Umsetzung zu überwachen (Fortschreibung, § 25 WPG).

Im Rahmen der Ausarbeitung ist eine Akteursbeteiligung gesetzlich verpflichtend.